OKR thực chất là gì?

OKR thật sự rất đơn giản nhưng hiểu được bản chất của nó cũng như sức mạnh tuyệt vời mà nó đã mang lại cho rất nhiều doanh nghiệp sẽ khiến bạn ngạc nhiên hơn.

Mục tiêu và Kết quả chính (OKR) là một khuôn khổ (Tiếng Anh là Framework, nhưng mình hay gọi là Phương pháp) giúp các tổ chức triển khai tầm nhìn và chiến lược bằng cách đảm bảo tất cả mọi người tham gia đều tập trung nguồn lực và năng lực của mình cho các mục tiêu quan trọng và ưu tiên, cùng hợp tác trong các chu kỳ ngắn để xác thực các giả định càng nhanh càng tốt, và học hỏi thông qua kết quả có thể đo lường được để liên tục điều chỉnh chiến lược và chiến thuật của tổ chức.

Mục tiêu và Kết quả chính cung cấp hướng dẫn để điều hướng đi trong môi trường kinh doanh phức tạp, biến động với các kỳ vọng trừu tượng thành các kết quả cụ thể, bằng cách xác thực các giả định thông qua kết quả có thể đo lường để kiểm tra xem liệu con đường (hay mục tiêu) đã chọn có còn đúng hay không.

Có một định nghĩa khác mà mình thấy ngắn gọn hơn, đi sâu vào bản chất gốc của OKR, đó là: OKR là một phương tư duy phản biện và có tính kỷ luật liên tục nhằm mục đích làm cho nhân viên làm việc cùng nhau, tập trung nỗ lực để tạo ra những đóng góp có thể đo lường được nhằm thúc đẩy tổ chức tiến lên.

"Bạn bắt đầu hành trình đến ước mơ của mình bằng cách mong muốn, nhưng bạn đến đích bằng cách tập trung, lập kế hoạch và học hỏi."

— Christina Wodtke, Tác giả cuốn sách: Radical Focus

OKR là bao gồm hai yếu tố không thể tách rời nhau:

Mục tiêu (Objectives - O): Một tuyên bố mang tính khát vọng, thường là định tính, chỉ ra phương hướng mà tổ chức, nhóm hay cá nhân muốn đạt được. Một mục tiêu tốt là đơn giản, ngắn gọn, dễ nhớ và khơi gợi được cảm xúc để làm cảm hứng cho người thực hiện. Nó trả lời cho câu hỏi "chúng ta muốn đi đâu hay đạt được điều gì?"

Ví dụ: "Trở thành công ty dẫn đầu thị trường về sản phẩm X"

Key Results (Kết quả chính): Các chỉ số định lượng, có thể đo lường được, và có thời hạn, cho thấy bạn đã đạt được mục tiêu tới đâu. Chúng trả lời câu hỏi "làm thế nào chúng ta biết mình đã đạt được mục tiêu?". Một khi bạn đã đạt được tất cả các Kết quả chính đồng nghĩa với việc Mục tiêu cũng đã được hoàn thành.

Ví dụ, với mục tiêu "Trở thành công ty dẫn đầu thị trường về sản phẩm X", các kết quả chính có thể là:

• KR1: Tăng thị phần sản phẩm X từ 10% lên 20% .

• KR2: Đạt được mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm X trên 90%.

• KR3: Tăng trưởng doanh thu sản phẩm X thêm 15% so với quý trước

Lịch sử phát triển

Nguồn gốc của OKR bắt nguồn từ những năm 1950. Phương pháp "Quản lý theo Mục tiêu" (MBO) của Peter Drucker đã được sử dụng trong một số công ty, bao gồm cả Intel. Khi Intel gặp khó khăn về kinh tế vào những năm 1970, Andy Grove, khi đó là CEO của Intel, quyết định điều chỉnh hệ thống quản lý hiện có để tăng khả năng thích ứng của công ty.

Thay vì đặt ra các mục tiêu hàng năm, thì chỉ đặt ra các mục tiêu theo hàng quý, theo cách này sẽ giúp xác định một hướng đi rõ ràng và tập trung, với các mục tiêu ngắn hạn sẽ luôn phù hợp với hoàn cảnh theo sát thực tế. Grove cũng bổ sung thêm các kết quả chính có thể đo lường để làm cho quá trình thực hiện trở nên cụ thể và minh bạch hơn. Một cách thích nghi mới của MBO được coi là nguồn gốc của OKR ngày nay.

John Doerr, khi đó là nhân viên của Intel và sau này là nhà đầu tư ở Thung lũng Silicon, đã giới thiệu phương pháp (Framework) OKR cho các nhà sáng lập Google Larry Page và Sergey Brin vào năm 1999, và Google đã làm việc với OKR từ đó.

Năm 2013, Rick Klau, khi đó là Trưởng nhóm sản phẩm của YouTube, đã xuất bản một video, trong đó ông giải thích cách Google làm việc với OKR. Kể từ đó, hàng loạt các công ty nổi tiếng trên toàn thế giới đã áp dụng OKR. Không chỉ các công ty lớn như Amazon, Spotify, Netflix, Slack, Daimler, Bosch, Telekom, mà còn nhiều công ty khởi nghiệp cũng như các doanh nghiệp vừa và nhỏ trên toàn thế giới đang sử dụng OKR ngày nay.

Thông qua việc sử dụng OKR trong các bối cảnh kinh doanh khác nhau và nhờ vào chuyên môn của một số người có ảnh hưởng trên toàn thế giới, OKR tiếp tục phát triển. Ý tưởng ban đầu của Andy Grove về quản lý đầu ra (Output Management) ngày nay đã được điều chỉnh đáng kể theo hướng "kết quả" (Outcomes).

Lợi ích của việc áp dụng OKR

OKR giúp cải thiện giao tiếp, sự tập trung và sự gắn kết đội ngũ trong tổ chức để thúc đẩy kết quả kinh doanh tốt hơn, bằng cách xác định rõ ràng các mục tiêu, làm rõ những gì quan trọng và ưu tiên của tổ chức và tập trung nỗ lực vào các Kết quả chính mang lại hiệu quả cho một mục tiêu đó.

Dưới đây là 3 lợi ích chính có được khi doanh nghiệp sử dụng OKR:

1. Sự tập trung: là chủ đề thường xuyên diễn ra trong các cuộc họp nhóm. Mọi người sẽ bắt đầu với các mục tiêu quan trọng nhất, sau đó, tập trung vào các kết quả đã đo lường được của các Kết quả chính, xem chúng đã góp phần đạt được tiến bộ của mục tiêu đến đâu.

2. Làm việc nhóm tốt hơn: Mọi người trong nhóm, thậm chí ở cả các nhóm khác đều làm việc hướng tới cùng một mục tiêu chung, điều này khuyến khích tất cả mọi người tham gia. Khi đạt được thành tích, tất cả mọi người đều ăn mừng thành tích của các nhóm khác, chứ không chỉ là thành tích riêng trong bộ phận của mình.

3. Học hỏi liên tục sẽ rất hiệu quả, với kết quả rõ rệt khi mà bạn suy ngẫm sâu sắc (hồi tưởng) về những gì bạn đang học được trong chu kỳ vừa qua. Vì thế, để làm tốt hơn những gì bạn đang làm, bạn cần nhìn lại hành trình của mình vừa đi qua, đây cũng là cách mà OKR tạo ra một môi trường học hỏi liên tục.

Thông điệp này rất rõ ràng rằng, việc để các nhóm xác định các mục tiêu quan trọng nhất của họ và tập trung công việc vào việc đạt được những mục tiêu này sẽ tạo tiền đề cho kết quả kinh doanh tốt hơn.

Nhận diện các đặc điểm khi áp dụng OKR hiệu quả

1. Kết quả (Outcome), không phải nhiệm vụ (Task): Kết quả chính là kết quả, không phải nhiệm vụ. Nhiệm vụ có trong "danh sách việc cần làm" và thường có thể hoàn thành trong một vài ngày. Kết quả chính phản ánh sự tiến bộ có thể đo lường được vào một ngày cột mốc nhưng không thể hoàn thành trong một vài ngày.

2. Lấy Khách hàng làm trung tâm: Chuyển tư duy từ đánh giá hoạt động, đầu ra sang đánh giá kết quả, tác động khách hàng, có nghĩa là thay đổi thước đo của Kết quả chính từ việc "hoàn thành công việc" sang "tạo ra sự thay đổi tích cực cho khách hàng".

3. SMART: Kết quả chính hiệu quả phải: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Khả thi (Achievable), Liên quan (Relevant) và Có thời hạn (Time-bound). Những Kết quả chính mà bạn không thể đo lường là vô nghĩa.

4. Tập trung: Mỗi OKR chỉ nên tập trung vào tối đa từ 2-3 Kết quả chính cho mỗi mục tiêu. Với OKR, ít hơn là nhiều hơn. Tập trung vào 2 hoặc 3 mục tiêu quan trọng nhất thường tốt hơn là quản lý một danh sách 5 mục tiêu.

5. Được sở hữu: Mục tiêu của bạn nên bắt nguồn từ bạn, người sở hữu OKR, chứ không phải mệnh lệnh của Sếp. Thay vì sao chép Mục tiêu của sếp bạn, bạn nên xem xét một Mục tiêu nằm trong tầm kiểm soát của bạn, và thiết lập nó cho phù hợp. Bạn đạt được nhiều hơn khi bạn tự phát triển và sở hữu OKR của mình.

6. Hợp tác để thành công: Cho dù việc thiết lập OKR phản ánh định nghĩa thành công của người sở hữu, nhưng sẽ hiệu quả hơn nếu OKR của bạn được căn chỉnh dựa trên các đóng góp ý kiến của một thành viên nhóm cấp cao hơn hoặc một "nhóm phụ thuộc" để đảm bảo sự liên kết và đồng thuận về những gì được coi là thành công. Ngay từ đầu, nếu bạn hiểu rõ về các OKR cấp cao hơn, chúng sẽ cung cấp bối cảnh và có thể giúp ích cho sự liên kết mục tiêu của bạn.

7. Cập nhật thường xuyên: Khi thiết lập OKR cá nhân cho quý, hãy xác định tần suất bạn sẽ cập nhật tiến độ cho từng Kết quả chính. Khi chia nhỏ một Kết quả chính thành các "bước nhỏ" giúp dễ dàng đạt được tiến bộ. Với mỗi cập nhật về tiến độ và suy ngẫm những điều chỉnh trong quá trình thực hiện OKR sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn ở quý tiếp theo. Thông thường tần suất cập nhật tiến độ là hàng tuần là tốt nhất.

8. Rõ ràng: Giao tiếp hiệu quả có thể là một trong những lợi ích chính của việc sử dụng OKR. OKR hiệu quả được viết rõ ràng, súc tích, để người khác có thể dễ dàng hiểu được mà không cần phải giải thích. Một nguyên tắc viết Mục tiêu chất lượng là: Khách hàng nhận được Giá trị sẽ trông thế nào trong tương lai.

9. Được chấm điểm: Kết quả chính hiệu quả là bao gồm mức điểm đã chấm rõ ràng, kết quả này phản ánh đến kết quả của mục tiêu, cũng như quản lý sự kỳ vọng khi thực hiện mục tiêu.

10. Mang tính kỳ vọng: Theo nghiên cứu về khoa học mục tiêu, người lao động đạt được nhiều hơn khi đặt mục tiêu cao. Đặt mức điểm cao nhất của bạn để phản ánh một mức độ thành tích đầy tham vọng nhưng vẫn cảm thấy có thể đạt được.

Một số lưu ý

1. OKR không phải là KPI: Mặc dù cả hai đều là công cụ đo lường hiệu suất, OKR tập trung vào việc đạt được những mục tiêu đầy thách thức và mang tính chiến lược, trong khi KPI (Key Performance Indicators) thường đo lường hiệu suất hoạt động hiện tại với các chỉ tiêu cốt lõi, theo quy trình hay tiêu chuẩn. Thực tế, bạn có thể kết hợp cả hai để có một bức tranh toàn diện về hiệu suất của doanh nghiệp.

2. OKR không phải là danh sách công việc: Đừng nhầm lẫn kết quả chính với các đầu việc cần làm hàng ngày. Kết quả chính là những cột mốc đo lường sự thành công của mục tiêu, không phải là các nhiệm vụ cụ thể để đạt được mục tiêu đó.

3. Căn chỉnh là chìa khóa: Đảm bảo rằng OKR của các cấp độ khác nhau trong tổ chức được liên kết và hỗ trợ lẫn nhau. Có 2 phương pháp căn chỉnh mục tiêu, đó là căn chỉnh xếp chồng và căn chỉnh bậc thang.

4. Tính linh hoạt: OKR không phải là một khuôn mẫu cứng nhắc. Bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh thời gian của một chu kỳ, số lượng mục tiêu và kết quả chính cho phù hợp với đặc thù và nhu cầu của doanh nghiệp mình.

Kết luận

OKR đơn giản nhưng lại không đơn giản để hiểu được bản chất thật sự của nó. Khám phá nó thông qua bài viết này đã giúp ích cho bạn hiểu rõ được sức mạnh của nó ẩn chứa ở đâu, những lợi ích mà nó đã và sẽ mang lại cho bạn.

Lặp lại thì dư thừa nhưng thực quan trọng, bạn nên hiểu rõ câu “OKR là một phương tư duy phản biện và có tính kỷ luật liên tục nhằm mục đích làm cho nhân viên làm việc cùng nhau, tập trung nỗ lực để tạo ra những đóng góp có thể đo lường được nhằm thúc đẩy tổ chức tiến lên.”

Chúc bạn thành công trên hành trình áp dụng OKR vào doanh nghiệp của mình!