Hiểu một cách đơn giản, chu kỳ OKR là khoảng thời gian mà doanh nghiệp thực hiện và đo lường các Mục tiêu OKR (Objectives and Key Results). Một chu kỳ thường được các công ty lựa chọn là 3 tháng. Tại sao lại kéo dài đến 3 tháng, vì với khoảng thời gian này, doanh nghiệp có đủ thời gian để tập trung nguồn lực, nỗ lực hiện thực hóa những mục tiêu đầy thách thức và đạt được những kết quả ngoài mong đợi.
Điều thú vị của chu kỳ OKR là rất linh hoạt, tùy thuộc vào chiến lược doanh nghiệp, bối cảnh cụ thể và nhu cầu của từng dự án hoặc của công ty, chu kỳ OKR có thể linh hoạt điều chỉnh thành 2, 4, 6 tháng, thậm chí là 1 năm. Sự linh hoạt này giúp doanh nghiệp bạn có thể "điều chỉnh" chiến lược một cách phù hợp, hiệu quả, để đo lường sự thành công trong một khoảng thời gian phù hợp.
Chu kỳ OKR mà một phần quan trọng trong quan điểm của tôi về triển khai OKR hiệu quả, đó là “Nhịp điệu - Cadence”. Khi mục tiêu khi được đặt ra nhưng không được duy trì một cách đều đặn, kỷ luật bởi một nhịp điệu liên tục thì thất bại là điều được báo trước.
Tại sao chu kỳ OKR lại quan trọng?
Chúng ta đang sống trong một thế giới mà mọi thứ vận hành và thay đổi liên tục. Nếu không có một "lịch trình" được thiết lập trước rõ ràng, những mục tiêu OKR tuyệt vời nhất cũng có nguy cơ "chìm vào quên lãng". Khi đó Nhân sự có thể rơi vào tình trạng "nước đến chân mới nhảy", thực hiện mục tiêu một cách đối phó ngày này qua ngày khác.
Chu kỳ OKR là "nhịp điệu" với “khung thời gian” có kỷ luật, đảm bảo rằng mọi nỗ lực và nguồn lực được tập trung đúng chỗ và đúng thời điểm. Việc chia 1 năm thành các chu kỳ OKR ngắn hơn mang lại rất nhiều lợi ích và sự linh hoạt cho doanh nghiệp, tức là những mục tiêu lớn hơn được chia nhỏ hơn để thực hiện và đạt được thành công trong các chu kỳ.
Vậy những lợi ích cụ thể mà chu kỳ OKR mang lại là gì? hãy cùng tìm hiểu:
Đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi: Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, việc có những "điểm dừng" để đánh giá, điều chỉnh là rất cần thiết. Chu kỳ ngắn hơn sẽ giúp doanh nghiệp thích nghi và phản ứng linh hoạt hơn với những thay đổi của thị trường.
Tạo ra sự tập trung: Mỗi chu kỳ là một cơ hội để doanh nghiệp bạn xác định những mục tiêu ưu tiên và quan trọng nhất, dồn toàn lực để đạt được chúng, thay vì phân tán nguồn lực thực hiện những mục tiêu không phải quan trọng và ưu tiên nhất.
Đo lường và theo dõi tiến độ thường xuyên: Với chu kỳ rõ ràng, việc theo dõi tiến độ thực hiện OKR trở nên dễ dàng và có hệ thống. Doanh nghiệp dễ dàng biết rõ hành trình của mình đã đến đâu, và cũng như nhanh chóng nhận ra những "điểm nghẽn" và có những giải pháp để điều chỉnh kịp thời.
Tạo động lực: Khi mục tiêu năm được chia nhỏ hơn để thực hiện ở mỗi chu kỳ, mỗi nhân sự sẽ cảm thấy mục tiêu gần gũi với các công việc hàng ngày và dễ chinh phục hơn. Thông qua cơ chế thiết lập, căn chỉnh mục tiêu cũng sẽ giúp nhân sự hiểu được lý do mình thực hiện mục tiêu và mục tiêu đóng góp vào thành công nào của công ty.
Tinh thần trách nhiệm: Mỗi một mục tiêu sẽ được một hoặc nhóm chịu trách nhiệm thực hiện để tăng trách nhiệm giải trình đối với mục tiêu, sẽ không có một mục tiêu nào đó rơi vào tình trạng “cha chung không ai khóc”. Thêm vào đó, khi theo dõi, cập nhật tiến độ được chia sẻ công khai cũng sẽ khuyến khích và nâng cao tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân.
Học hỏi và cải tiến liên tục: Kết thúc mỗi chu kỳ là cơ hội vàng để mỗi cá nhân, nhóm nhìn lại những gì đã làm tốt, những gì chưa tốt và rút ra những bài học kinh nghiệm quý giá cho chu kỳ tiếp theo. Không chỉ vậy, khi học hỏi và cải tiến liên tục được diễn ra, đội ngũ, quy trình ngày càng hoạt hiện sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp tiến xa và nhanh hơn. Đây chính là tinh thần "cải tiến liên tục" mà OKR hướng đến.
Các giai đoạn của một chu kỳ OKR
Mặc dù độ dài chu kỳ OKR là linh hoạt, nhưng thường một chu kỳ OKR sẽ có những bước thực hiện cụ thể và ít thay đổi, hãy xem các giai đoạn của một chu kỳ OKR điển hình sau:
Thiết lập Mục tiêu cấp công ty: Bắt đầu với các mục tiêu từ cấp Công ty với sự đóng góp từ các trưởng phòng ban vào mục tiêu đó. Sau đó, công bố mục tiêu Công ty cho toàn công ty mục tiêu.
Thiết lập Mục tiêu Phòng ban: Các Trưởng phòng ban thực hiện thiết lập mục tiêu theo chức năng chuyên môn của phòng ban mình, cũng như phù hợp với mục tiêu của công ty đã công bố. Thống nhất trọng tâm và thứ tự ưu tiên của phòng ban mình, lưu ý cần có thêm ý kiến đóng góp từ các cá nhân trong phòng ban/ nhóm. Ngoài ra cũng cần xác định sự phụ thuộc từ các phòng ban khác để đạt được mục tiêu.
Thiết lập mục tiêu cá nhân: Các cá nhân thiết lập mục tiêu theo chuyên môn cũng như phù hợp với mục tiêu của nhóm. Thống nhất trọng tâm và mức độ ưu tiên của các mục tiêu. Xác định sự phụ thuộc của mục tiêu để cùng hợp tác với cá nhân khác để thực hiện mục tiêu.
Bắt đầu chu kỳ OKR: Thực hiện Check-in định kỳ (Có thể hàng tuần) để đánh giá tiến độ của mục tiêu, bao gồm các hoạt động cập nhật tiến độ, mức độ tự tin hoàn thành mục tiêu, những nhận diện các trở ngại khiến mục tiêu chậm đi hay nguy cơ không hoàn thành, đưa ra các giải pháp khả thi để vượt qua các trở ngại này thông qua các cuộc họp 1:1 giữa quản lý trực tiếp và nhân viên.
Đánh giá, chấm điểm cuối chu kỳ: Vào cuối chu kỳ, thực hiện đánh giá kết quả đạt được của mục tiêu và chấm điểm hoàn thành mục tiêu (Thường OKR được khuyến nghị chấm điểm vào mỗi kỳ check-in, nhưng để hiệu quả và phù hợp tại Việt nam thì nên chấm điểm vào cuối chu kỳ). Thông qua đánh giá sẽ học hỏi và đưa ra những cải tiến tốt hơn trong chu kỳ tiếp theo.
Hồi tưởng (Retrospective): Đây tuyệt vời để mọi người cùng nhìn lại, học hỏi và rút ra bài học sau mỗi chu kỳ OKR. Thực hiện hồi tưởng sẽ hỗ trợ sự phát triển năng lực và cải thiện hiệu suất không ngừng của cá nhân, nhóm và cả tổ chức.
Kết luận
Các mục tiêu OKR chỉ hoạt động trong các Chu kỳ OKR, và chu kỳ OKR giống như các “nhịp điệu” kỷ luật để giúp OKR đi đến đích trong hành trình chinh phục các cột mốc, những thành công vượt trội của doanh nghiệp.
Qua bài viết này bạn hiểu hơn về chu kỳ OKR là gì? Nếu có điều gì chưa rõ hoặc cần thảo luận thêm, hãy cùng bình luận phía dưới nhé.