Căn chỉnh mục tiêu trong OKR là gì?
Hiểu một cách đơn giản, căn chỉnh mục tiêu giống như việc liên kết tất cả các "mảnh ghép" mục tiêu nhỏ lại với nhau để tạo nên một "bức tranh" mục tiêu lớn mà cả tổ chức đang hướng tới.
Có thể coi Căn chỉnh mục tiêu (Alignment), còn có cách gọi khác là Liên kết mục tiêu trong OKR là một “công cụ” trong “công đoạn” thiết lập mục tiêu trong toàn tổ chức. Mình cho rằng, đây là một hoạt động cực kỳ quan trọng trong quy trình triển khai OKR, một khi tổ chức của bạn thực sự hiểu cách nó hoạt động và thuần thục sử dụng chúng thì chúc mừng bạn, hành trình thành công của bạn đang tới.
Căn chỉnh là một chủ đề mà tôi dành thời gian tìm hiểu khá nhiều. Nếu bạn coi mục tiêu OKR là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp đi đúng hướng, thì Căn chỉnh chính là 1 trong 5 siêu năng lực (Được nêu bởi John Doerr) giúp tất cả mọi người trong tổ chức cùng nhìn về một phía và đồng lòng tiến bước. Từ Alignment có nguồn gốc từ tiếng Latin, nghĩa là "trên một đường thẳng". Khi OKR được căn chỉnh, mọi người sẽ đang cùng đi trên một con đường, cùng nhìn về một đích đến.
Hãy tưởng tượng, một con thuyền căng buồm ra khơi, nhưng mỗi người chèo một kiểu, mỗi người nhìn một hướng, liệu con thuyền có đi đến đích và an toàn không? Chắc chắn là không rồi! Trong doanh nghiệp cũng vậy, nếu mỗi phòng ban, mỗi cá nhân làm việc theo mục tiêu riêng lẻ, không liên kết với mục tiêu chung của công ty, thì dù có nỗ lực đến đâu, kết quả cuối cùng cũng sẽ phân tán và không tạo ra sức mạnh tổng hợp. Căn chỉnh mục tiêu dùng để giải quyết vấn đề này.
Căn chỉnh mục tiêu trong OKR là gì?
Căn chỉnh mục tiêu trong OKR là quá trình đảm bảo rằng các Mục tiêu (Objectives) và Kết quả chính (Key Results) ở các cấp độ khác nhau trong một tổ chức, từ cấp công ty, phòng ban cho đến nhóm và cá nhân, đều có sự liên kết chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau để cùng đóng góp vào việc đạt được mục tiêu chung cuối cùng của toàn bộ tổ chức.
Hiểu một cách đơn giản, căn chỉnh mục tiêu giống như việc liên kết tất cả các "mảnh ghép" mục tiêu nhỏ lại với nhau để tạo nên một "bức tranh" mục tiêu lớn mà cả tổ chức đang hướng tới.
Đây là cách mà các mục tiêu của cá nhân đóng góp cho các mục tiêu của nhóm/ phòng ban của mình và các mục tiêu của nhóm/ phòng ban đóng góp cho mục tiêu cấp cao hơn của mình.
Tại sao Căn chỉnh lại quan trọng đến vậy?
Trong môi trường kinh doanh thay đổi liên tục như hiện nay, việc phản ứng nhanh chóng, linh hoạt và tập trung nguồn lực vào những điều quan trọng nhất theo bối cảnh thực tế là chìa khóa để tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Trong quản lý mục tiêu theo OKR, Căn chỉnh mục tiêu thực sự mang lại rất nhiều lợi ích vượt trội, một khi bạn nắm được nó.
Dưới đây là một số lợi ích mà căn chỉnh mục tiêu có thể mang lại:
Tạo sự thống nhất và hợp lực: Khi mục tiêu được căn chỉnh, mọi người trong tổ chức sẽ đều hiểu rõ mục tiêu chung là gì, lý do tại sao cần đạt được mục tiêu đó, và vai trò của mình trong việc tham gia để đạt được mục tiêu đó. Điều này tạo ra sự đồng lòng, hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau giữa các phòng ban và cá nhân với nhau, giúp giải quyết vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện mục tiêu để hoàn thành mục tiêu chung, phá vỡ các silo (các bộ phận làm việc độc lập, thiếu kết nối).
Tăng tính minh bạch: Để triển khai OKR hiệu quả đòi hỏi cần phải có sự minh bạch. Khi các mục tiêu của các cấp được công khai, mọi người đều có thể nhìn thấy mục tiêu của nhau, từ CEO đến nhân viên. Khi đó mọi người sẽ hiểu biết và tin tưởng lẫn nhau hơn, đồng thời giúp các phòng ban/ nhóm dễ dàng nhận ra vấn đề và làm việc cùng nhau để khắc phục, nếu mục tiêu của họ chưa thực sự liên kết.
Nâng cao hiệu suất: Với nguyên tắc giới hạn số lượng OKR thực hiện trong mỗi chu kỳ để đảm bảo tính hiệu quả, việc căn chỉnh giúp cả tổ chức tập trung nỗ lực vào những ưu tiên hàng đầu và quan trọng nhất, điều này giúp tránh lãng phí nguồn lực vào những việc không quan trọng và không ưu tiên.
Thúc đẩy sự cam kết và trách nhiệm: Khi nhân viên tham gia vào quá trình thiết lập OKR, thấy được mục tiêu của mình liên kết với mục tiêu lớn hơn, họ sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn và cam kết mạnh mẽ hơn để hoàn thành nó.
Thúc đẩy động lực cá nhân: Căn chỉnh mục tiêu giúp mỗi nhân viên thấy được công việc hàng ngày của mình đóng góp như thế nào vào mục tiêu của chính họ, cũng như mục tiêu chung của công ty, cho dù sự đóng góp đó lớn hay nhỏ. Với mỗi một tiến bộ nhỏ, họ thấy công việc có ý nghĩa hơn và có động lực cao hơn để hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Thích ứng nhanh: Căn chỉnh mục tiêu giúp tổ chức nhanh chóng điều chỉnh mục tiêu khi môi trường kinh doanh thay đổi, đảm bảo sự linh hoạt và khả năng phản ứng tương ứng với bối cảnh và mục tiêu của tổ chức.
Căn chỉnh mục tiêu trong OKR diễn ra như thế nào?
Một trong những điểm khác biệt lớn của OKR so với các phương pháp quản lý mục tiêu khác là tính tương tác đa chiều trong việc căn chỉnh. Không chỉ đơn thuần là mục tiêu được "phân bổ" từ trên xuống (Top-Down) như dạng thác đổ (Waterfall) truyền thống, OKR khuyến khích sự liên kết đa chiều hơn.
Các hình thức Căn chỉnh mục tiêu trong OKR bao gồm Căn chỉnh Xếp chồng (Cascading Alignment) và Căn chỉnh Bậc thang (Ladder), trong Căn chỉnh Bậc thang sẽ có 2 hình thức là Căn chỉnh từ dưới lên và Căn chỉnh ngang, việc phân biệt này để bạn dễ hình dung triển khai trong thực tế, hãy cùng xem cách nó hoạt động:
Căn chỉnh Xếp chồng: Đây là hình thức mà các Mục tiêu (Objective) của cấp dưới sẽ đóng góp cho Kết quả chính (Key Results) của cấp trên. Đôi khi chính các Kết quả chính (KR) của cấp trên có thể trở thành mục tiêu (Objective) của cấp dưới). Hình thức này sẽ giúp đảm bảo tính nhất quán từ cấp lãnh đạo xuống các phòng ban và cá nhân. Tuy nhiên, trong thực tế, mục tiêu OKR không chỉ là "phân bổ mục tiêu" cứng nhắc theo sơ đồ tổ chức mà các OKR cấp dưới cần liên kết với mục tiêu cấp trên, nhưng không nhất thiết phải sao chép y nguyên, cách tốt nhất là hành động theo cách của mình để góp phần đạt được mục tiêu của cấp trên.
Căn chỉnh từ dưới lên (Bottom-Up) (Căn chỉnh Bậc thang): Trong OKR việc đóng góp từ dưới lên là rất quan trọng. Nhân viên và các phòng ban/ nhóm được khuyến khích chủ động đề xuất các OKR của mình dựa trên hiểu biết về công việc thực tế, và cách làm của họ có thể đóng góp vào mục tiêu chung của của cấp trên hay tổ chức. Với cách này, không chỉ tăng sự gắn kết với nhau mà còn giúp các mục tiêu thực tế và khả thi hơn. Không có nguyên tắc chung cho tỷ lệ mục tiêu căn chỉnh theo hình thức này, tùy vào đặc thù hoạt động, bối cảnh của mỗi doanh nghiệp sẽ có tỷ lệ khác nhau, bạn có thể tham khảo tỷ lệ khoảng 60% OKR nên được xác định từ dưới lên bởi các phòng ban/ nhóm.
Căn chỉnh ngang (Cross-functional) (Căn chỉnh Bậc thang): Trong môi trường làm việc hiện đại, sự phối hợp giữa các phòng ban là rất quan trọng. Căn chỉnh ngang giúp các phòng ban/ nhóm có sự phụ thuộc lẫn nhau hiểu rõ mục tiêu của nhau và hợp tác hiệu quả để đạt được kết quả chung. Ví dụ Một mục tiêu của Phòng Kinh doanh sẽ có căn chỉnh với một mục tiêu của Phòng Kế toán. Ví dụ một số hình thức căn chỉnh này thông qua cách: cùng sở hữu chung một OKR/ KR/ Hành động, hoặc một bên tạo ra KR/ Hành động để đóng góp cho mục tiêu (Objective)/ KR của bên kia, hoặc một bên tạo ra Mục tiêu (Objective) để đóng góp cho một Kết quả chính (KR) của bên kia.
Quá trình căn chỉnh không phải là làm một lần rồi thôi, mà là thực liên tục trong mỗi chu kỳ và trong một giai đoạn thực tiêu của tổ chức. Để làm tốt, đòi hỏi cần sự trao đổi, thảo luận và thống nhất giữa các bên liên quan theo bối cảnh thực tế diễn ra. Thông qua các buổi Check-in (hàng tuần hoặc 2 tuần/ lần) và các cuộc họp đánh giá cuối chu kỳ là những cơ hội quan trọng để rà soát, đánh giá sự liên kết và điều chỉnh nếu cần thiết. Điều không chắc chắn bạn đồng ý với tôi là, đôi khi, những thay đổi đột ngột từ thị trường hay các yếu tố bên ngoài, thậm chí cả bên trong cũng có thể buộc chúng ta phải điều chỉnh lại các mục OKR, đồng thời thực hiện lại quá trình căn chỉnh mục tiêu có liên quan.
Để Căn chỉnh hiệu quả, bạn cần lưu ý:
Không đơn giản là sao chép: Tránh việc chỉ đơn thuần sao chép KR (Key Results) của cấp trên xuống làm Mục tiêu (Objective) hoặc KR của cấp dưới. Hãy khuyến khích các phòng ban/ nhóm và cá nhân sáng tạo trong việc tìm ra cách riêng của họ để đóng góp vào mục tiêu chung.
Giao tiếp là chìa khóa: Căn chỉnh đòi hỏi sự trao đổi, phản hồi liên tục, tổ chức của bạn hãy tạo điều kiện cho các cuộc trò chuyện cởi mở và trung thực về mục tiêu và sự liên kết. Điều này phải được đưa vào Văn hóa OKR ngay khi triển khai cho tổ chức.
Lãnh đạo làm gương: Sự cam kết và hỗ trợ từ ban lãnh đạo là cực kỳ quan trọng. Khi lãnh đạo coi trọng OKR và có tham gia vào quá trình căn chỉnh, cập nhật tiến độ, khi đó nhân viên sẽ làm theo.
Minh bạch tối đa: Hãy công khai OKR của tất cả mọi người trong tổ chức, khi đó mọi người dễ dàng biết được đóng góp của mình vì điều gì, nhận diện được các liên kết mục tiêu của mình và các cần phải hành động hay phối hợp như thế nào để hiệu quả nhất.
Sử dụng công cụ hỗ trợ: Một phần mềm chuyên dụng quản lý OKR có thể giúp bạn theo dõi sự liên kết và tiến độ một cách trực quan và hiệu quả. kways là một giải pháp phù hợp tại Việt nam.
Kết luận
Có thể nói Căn chỉnh mục tiêu là mắt xích cực kỳ quan trọng trong quy trình triển khai OKR, giúp hệ thống OKR phát huy sức mạnh tối đa. Nó biến những nỗ lực riêng lẻ của từng cá nhân, phòng ban/ nhóm thành một dòng chảy mạnh mẽ, đưa doanh nghiệp tiến về phía trước một cách thống nhất và hiệu quả. Dù bạn đang ở cấp nào trong tổ chức, việc hiểu và thực hành căn chỉnh mục tiêu OKR sẽ giúp bạn không chỉ hoàn thành tốt công việc của mình mà còn thấy được ý nghĩa và đóng góp của bản thân vào thành công chung.
Chúc bạn và doanh nghiệp thành công trên hành trình áp dụng OKR và tạo ra sự căn chỉnh tuyệt vời!
Nếu có bất kỳ câu hỏi nào khác, đừng ngần ngại hỏi tôi nhé. Tôi luôn sẵn lòng hỗ trợ.